Balanta Profesional

Emitere Proforme, Facturi, Avize de Însoţire a Mărfii
Baza de date privind cumpărătorii şi delegaţii pentru ridicarea mărfii sunt comune celor trei. Datele din proforme se pot prelua în facturi, iar cele din facturi în avize de însoţire a mărfii. Faţă de emiterea de bonuri, generarea bonurilor de materiale pentru scăderea din stoc se face explicit, alegând acesta operaţie, până în acel moment putându-se modifica factura.
Se poate înregistra în jurnalul de casă factura - utilă când se utilizează cu precădere emiterea de facturi, în defavoarea emiterii bonului fiscal direct din emiterea de bonuri.
De asemenea se poate crea chitanţe aferente facturilor emise.
Pentru a emite facturi ne complectate, există opţiune separată numită Formular. Numerele de facturi se generează de program, plecând de la cel mai mare existent în baza de date. Dacă se doreşte folosirea formularelor goale, se poate incrementa numărul existent, înregistrarea facturilor din formulare putându-se face în zona astfel eliberată.
Proformele şi facturile se pot transmite prin E-mail.

Se poate specifica contul în care se doreşte primirea contravalorii facturii (IBAN) şi tot aici se pot configura conturile la bănci ale societăţii. În cazul facturilor de servicii există posibilitatea complectării după nevoi a facturii în zona de text, colorarea coloanelor din zona de materiale indicând poziţia în factura unde va apare textul introdus. În cazul acesta, utilizatorul va trebui să calculeze valorile pentru Total, TotalTVA şi Total de plată. Există butonul Taxe% care permite reţinerea uşoară a acestor variabile (două rânduri de text şi opţional procent de operare asupra valorilor totale). Din formatul de modificare a facturilor se face şi generarea Emailului precum şi tipărirea în cele trei exemplare a facturilor. Data scadenta se recalculează automat dacă este specificata din opţiunile de configurare a firmei a numărului zilelor până la scadenţă. De remarcat că dacă există o politică de discount sau un contract de zile de scadenta înregistrat în nomenclatorul de clienţi, la alegerea unui client acestea sunt respectate.
Butoanele de adăugare, modificare, ştergere se referă la materiale sau produse. Adăugarea materialelor se face din stocul de materiale a societăţii.
Scăderea materialelor din factura: - se generează bonurile şi acestea se închid, doar în urma închiderii bonurilor se actualizează stocul. Dacă se generează bonul fiscal, bonul de material se închide automat, fiind însoţit evident şi de actualizarea stocului existent.
Trebuie să aveţi o imprimantă ataşată la calculator pentru a tipării facturile. Pentru transmiterea prin e-mail e necesar să aveţi un cont de e-mail în Outlook Express sau în alt program client de e-mail. Tipărirea facturilor se poate face:

    * Hârtie A4 format factura standard – modelul iniţial (sigla 382x61)
    * Hârtie A4 format factura clasic (sigla 250x61)
    * Hârtie A4 format 2 facturi clasice tip A5 (sigla 250x61)
    * Hârtie A4 format factura clasic + chitanţa (sigla 250x61)

De remarcat că ultimul format apare în lista doar dacă generaţi şi chitanţa la factura respectivă, adică în evidenţă facturilor la plata este literă C – de la încasat cu chitanţa. Acest ultim format nu este disponibil, evident, pentru facturi proforme sau avize.

În cazul unităţilor de producţie, care achiziţionează materialele şi creează produsele ce nu se înregistrează prin note de recepţie în gestiune, nu se adăugă materiale, ci se trec datele doar în zona de text, denumirea, unitatea de măsură, cantitatea, preţul, valoarea şi valoare tva, opţional se alege butonul "Arătă" pentru a vedea dacă sunt poziţionate corect valorile în formularul de factură, se complectează câmpurile "Total", "Total TVA" şi "Total de plată".
Dacă este o factură cu materiale şi se modifica valoarea facturii (complectate automat prin adăugarea de materiale de către program), în cazul emiterii bonului fiscal, pe bonul fiscal va apare "Servicii" cu valoarea diferenţei adăugate facturii.

Alegerea unui model de factură, proformă sau aviz, nu păstrează materialele din factura model, dar se păstrează celelalte date (sunt pentru facturi de servicii)

Dacă adăugaţi un client nou în nomenclatorul de clienţi şi aveţi conexiune la internet, apăsând butonul verific, programul actualizează de pe situl ministerului de finanţe toate celelalte date disponibile, inclusiv denumirea firmei respective.

Câteva reguli la înregistrarea facturilor. După listarea facturii şi predarea către client, se alege modalitatea de cădere din stoc, cu bon fiscal sau creiere bon. Bonurile create trebuie închise în modulul aprovizionare la data la care au fost emise, bonurile fiscale se închid automat de către program. Tot la acest moment se înregistrează factura în jurnalul de vânzări.

Dacă este plătită şi eliberăm chitanţă, generăm şi chitanţa. Obs.: Dacă dorim să tipărim factură cu chitanţa împreună pe format A4, chitanţa trebuie generată, nu listata, înainte de tipărirea facturi şi să alegem format clasic cu chitanţa.

În cazul în care dorim să creăm avize cu scăderea din stoc procedăm astfel: Creăm pentru fiecare agent o gestiune, facem avizul, şi transferăm prin transfer între gestiuni materialele pe gestiunea agentului respectiv. Avizele nu au posibilitatea scăderii automate din stoc a materialelor.
Pentru a transmite factura in sistemul E-factura alegem butonul Export XML